Privacyverklaring

Het stadsbestuur van Oudenburg heeft als openbaar bestuur de plicht om transparant om te gaan met jouw gegevens, deze correct te beheren en voldoende te beveiligen. De stad neemt bijgevolg de nodige maatregelen om zich te houden aan de bepalingen van de Europese Verordening Gegevensbescherming.

De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe Europese privacywetgeving die ook wel de General Data Protection Regulation (GDPR) wordt genoemd. Deze verordening is van toepassing sinds 25 mei 2018. Inhoudelijk legt het strenge regels op over hoe organisaties persoonsgegevens mogen verwerken. De AVG bepaalt met andere woorden de spelregels hoe organisaties met jouw gegevens mogen omgaan.

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee jij als individu gemakkelijk te identificeren bent. Dit kan direct (bijvoorbeeld door jouw voor- en achternaam) of indirect (bijvoorbeeld door een rijksregisternummer, adres, e-mailadres, IP-adres). Ook combinaties van meerdere gegevens die toelaten om jou als individu te identificeren (zoals een combinatie van leeftijd, geslacht en adres), gelden als persoonsgegevens. Het maakt niet uit of de gegevens op papier, dan wel digitaal zijn vastgelegd.

Met die persoonsgegevens gebeuren ‘verwerkingen’. Een verwerking is een verzamelnaam van allerlei handelingen die het bestuur uitvoert met gegevens, zoals: verzamelen, opslaan, ordenen, bijwerken, raadplegen, verspreiden, vernietigen, enzovoort.

Afhankelijk van de dienst of taak die wij voor of over jou uitvoeren, verwerken we andere gegevens. Zo verwerkt de administratie een aantal persoonsgegevens zoals jouw naam, contactgegevens, geboortedatum, geslacht, IP-adressen, evenals bijzondere persoonsgegevens zoals strafrechtelijke gegevens (voor de uittreksels uit het strafregister) en biometrische gegevens (voor de identiteitskaarten).

2. Waarom worden jouw gegevens verwerkt?

De stad Oudenburg verwerkt dagelijks een groot aantal persoonsgegevens. Dit mag enkel vanuit een ‘rechtmatigheid’ of ‘verwerkingsgrond’. In mensentaal betekent dat, dat het bestuur steeds een geldige reden moet hebben om jouw gegevens te verwerken. Er zijn vijf verwerkingsgronden waarop de stad zich kan beroepen:

  1. Jij geeft ons toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken.Bv. Je wenst je in te schrijven op onze nieuwsbrieven. Hiervoor bezorg je ons jouw contactgegevens zodat we jou op de hoogte kunnen houden.
  2. Jouw gegevens moeten verwerkt worden om overeenkomst aan te gaan tussen de stad Oudenburg en jij als burger.Bv. Je doet een beroep op de buitenschoolse kinderopvang (BKO). De stad heeft jouw gegevens en dat van het kind nodig om de overeenkomst te kunnen uitvoeren.
  3. Het stadsbestuur moet voldoen aan wettelijke verplichtingen. De verwerking is hier gebaseerd op verplichte verwerkingen opgelegd door Europese, federale of Vlaamse wetgeving.Bv. De financiële dienst verwerkt jouw gegevens om de gemeentebelastingen te kunnen innen. Deze verwerking is vastgelegd in de wetgeving (in dit geval het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging en invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen).
  4. Als overheid voert de stad taken van algemeen belang uit. Dit zijn taken die niet wettelijk verplicht zijn, maar het algemeen belang dienen.Bv. De stad Oudenburg geeft financiële tussenkomst voor reiskosten voor andersvaliden en langdurig zieken. Er is geen wetgeving die dit oplegt aan de stad, maar dit gebeurt in het algemeen belang.
  5. In eventuele noodgevallen waarbij er groot gevaar is voor jouw leven of gezondheid, kan het bestuur ook gegevens verwerken onder de rechtmatigheid van vitaal belang.Bv. Bij de uitvoering van het gemeentelijk rampenplan.

3. Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens?

De stad Oudenburg is de verwerkingsverantwoordelijke, wat inhoudt dat het bestuur het doeleinde en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt. Dit betekent met andere woorden dat het bestuur bepaalt waarvoor de gegevens worden verwerkt en hoe dat moet gebeuren. Binnen de stedelijke administratie heeft niet iedereen toegang tot alle gegevens. Jouw persoonsgegevens mogen enkel gebruikt worden door de diensten en medewerkers voor de uitoefening van hun specifieke taken. Daarnaast hebben ook de politieke vertegenwoordigers toegang tot bepaalde persoonsgegevens om het beleid uit te voeren en beslissingen te kunnen nemen over een bepaalde zaak. De politici zijn gebonden aan de vertrouwelijke omgang met jouw gegevens via het beroepsgeheim en de deontologische code.

Voor de verwerking van persoonsgegevens, werkt de stad Oudenburg samen met haar (IT-)leveranciers. Deze leveranciers zijn de verwerkers. Zij ondersteunen het bestuur door verwerkingen uit te voeren via hun via informaticasystemen. Daartoe behoren ook heel wat verwerkingen met persoonsgegevens (bv. toegang tot het rijksregister, de bevolkingsgegevens, de kadastergegevens en het centraal strafregister). Het stadsbestuur sluit verwerkingsovereenkomsten af met deze leveranciers om te verzekeren dat er wordt voldaan aan de voorwaarden van de algemene verordening gegevensbescherming en de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen.

Naast de stedelijke administratie en leveranciers, ontvangen soms ook andere organisaties jouw gegevens. Bij administratieve procedures wisselt het bestuur persoonsgegevens uit met andere overheden op federaal, Vlaams of provinciaal niveau. Daarnaast ontvangen sommige nutsbedrijven (bv. Fluvius, De Watergroep, de West-Vlaamse Intercommunale) persoonsgegevens van onze inwoners om toegekende openbare projecten uit te voeren. Ook organisaties die caritatieve of filantropische doeleinden vervullen (bv. De gezinsbond) krijgen bepaalde gegevens onder strikte voorwaarden. In enkele gevallen kunnen ook advocaten en notarissen toegang vragen tot persoonsgegevens waarvoor een wettelijke verwerkingsgrond is.

4. Wat zijn jouw rechten?

Door de Algemene Verordening Gegevensbescherming kan jij als burger genieten van een aantal rechten met betrekking tot de gegevens die het stadsbestuur over jou verwerkt. Indien je onderstaande rechten wilt uitoefenen, kan je het bestuur aanschrijven via de contactgegevens onderaan de privacyverklaring.

Recht op informatie. Je hebt het recht om te weten waarom wij jouw gegevens verwerken. Het stadsbestuur probeert hierover zo transparant mogelijk te communiceren. Ten eerste vanuit deze privacyverklaring en ten tweede vanuit een informatieclausule op onze formulieren en de stedelijke website. Als je bijvoorbeeld wilt inschrijven op onze nieuwsbrieven of voor een sportkamp, proberen we aan te geven waarom we die gegevens verwerken en wat we er mee doen.

Recht op inzage. Als burger mag je vragen om de gegevens in te kijken die het bestuur over jou bezit. Bovendien mag je een kopie vragen van jouw gegevens. Om dit recht uit te oefenen, vragen we wel een bewijs van identiteit. Op die manier zijn we zeker dat enkel jij de gegevens te zien krijgt. Je krijgt binnen dertig dagen schriftelijk antwoord op jouw vraag. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek is het mogelijk dat het bestuur de aanvraag niet binnen die periode kan afhandelen. Indien dat niet haalbaar blijkt, word je daarover op de hoogte gebracht. Probeer de vraag liefst zo specifiek mogelijk te stellen, zodat we jou zo snel mogelijk van dienst kunnen zijn. In sommige gevallen zijn er wel beperkingen, bijvoorbeeld wanneer de inzage afbreuk doet aan de privacy van anderen of indien er bezwaren zijn voor de openbare veiligheid, strafrecht, beroepscodes of bij een mogelijke schending van economische- of financiële belangen.

Recht op verbetering. Gegevens dienen correct en up-to-date te zijn. Merk je dat dit niet het geval is, dan heb je het recht om die informatie zonder redelijke vertraging te laten corrigeren.

Recht op gegevenswissing. In een aantal gevallen heb je het recht om vergeten te worden. Dit houdt in dat je kan vragen om je gegevens zonder redelijke vertraging te laten wissen. Dit recht is kan in sommige gevallen geweigerd worden indien het gaat om contractuele overeenkomsten, wettelijke verplichtingen of archivering in het algemeen belang.

Recht op bezwaar. Als het stadsbestuur gegevens verwerkt voor het algemeen belang of de openbare veiligheid, heb je het recht om je tegen die verwerking te verzetten. Tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn, zal het stadsbestuur hieraan voldoen.

5. Mogelijkheid om klacht in te dienen

Indien je niet akkoord bent met de wijze waarop het stadsbestuur omgaat met jouw persoonsgegevens of je niet akkoord bent met een eventuele weigering tot het uitoefenen van jouw rechten, bijvoorbeeld door een uitzonderingsgrond, dan kan je steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 - 1000 Brussel
T 022-74 48 00
F 022-74 48 35
E contact@apd-gba.be
W https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen

6. Gebruik van cookies op de website

Het stadsbestuur van Oudenburg maakt gebruik van functionele cookies en analytische cookies. Dit zijn kleine stukjes informatie die jouw internetbrowser opslaat wanneer je onze site bezoekt. De stad Oudenburg gebruikt die gegevens enkel om de bezoekersaantallen (anoniem) te bekijken en om de koppeling met de facebookpagina mogelijk te maken.

Functionele cookies: staan in voor het goed functioneren van onze website. Ze zorgen ervoor dat de webpagina sneller laadt wanneer je een volgende keer de stedelijke webstek bezoekt. Wij verwerken hierbij geen persoonsgegevens.

Analytische cookies: dienen om ons websitegebruik te kunnen opvolgen. Op die manier kunnen we zien welke pagina’s op onze website het meest worden bezocht. Daarnaast gebruiken we ook analytische cookies om de Facebook-feed op de startpagina van onze website te tonen. Wanneer je de stedelijke website voor de eerste keer bezoekt, wordt je via een melding ingelicht. Wij houden deze gegevens niet bij, gezien enkel de algemene trends van belang zijn om de websitetrafiek te meten.

In onderstaande document vind je een overzicht van de cookies die op de website worden verwerkt.

Staat_Websitecookies.pdf
(108,53 KB)

7. Contactgegevens

Het stadsbestuur van Oudenburg is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens-verwerkingen. Wens je jouw rechten uit te oefenen of vind je als burger het antwoord niet op een specifieke vraag, dan kan je terecht bij de functionaris voor gegevensbescherming.

Contactgegevens van de stad Oudenburg
Weststraat 24 - 8460 Oudenburg
T 059-56 84 20
F 059-26 54 06
E info@oudenburg.be

Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming
Weststraat 24 - 8460 Oudenburg
T 059-56 84 73
E
privacy@oudenburg.be

 

Deze privacyverklaring is laatst aangepast op 4 maart 2019.